Các thủ tục cần thiết của một văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Không khó để tìm thấy một văn phòng đại diện nước ngoài phải nộp phạt mất vài ngàn đô la Mỹ vì đã làm thủ tục gia hạn giấy phép văn phòng muộn, hay phải nộp tiền truy thu và bị phạt vài trăm ngàn đô la Mỹ vì đã không thu thập đủ hồ sơ chứng từ cho các chi phí thực tế của văn phòng hay vì đã không kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên đúng cách…

Thực ra những vướng mắc và rủi ro nêu trên có thể được nhận diện và kiểm soát ngay từ đầu. Tuy nhiên, nó đòi hỏi sự hiểu biết đầy đủ và kinh nghiệm thực tế trong việc thực hiện các thủ tục cần tuân thủ được đưa ra ở mỗi quốc gia để có thể nhận diện được những rủi ro. Dưới đây là một số nhóm thủ tục tuân thủ cần thiết của một văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam, hi vọng có thể giúp các nhà đầu tư tìm được những thông tin hữu ích.

Nhóm 1: Thủ tục tuân thủ ban đầu sau khi được cấp giấy phép hoạt động văn phòng

• Đăng bố cáo thành lập theo qui định
• Tiến hành hoạt động văn phòng theo các nội dung đã đăng ký tại trụ sở và thông báo cho cơ quan cấp phép
• Mở tài khoản ngân hàng (để nhận tiền từ công ty mẹ và chi trả cho các chi phí hoạt động ở địa phương, không nên dùng tài khoản cá nhân của trưởng văn phòng hoặc các nhân viên)
• Thu thập hồ sơ nhân viên và soạn thảo hợp đồng lao động theo qui định
• Thu thập và đăng ký mã số thuế cá nhân cho nhân viên, ước tính chi phí thuế thu nhập cá nhân phải nộp cho từng nhân viên.
• Khai trình tình hình tuyển dụng và sử dụng lao động
• Quản lý hệ thống hồ sơ trong kinh doanh, đặc biệt là các hồ sơ, báo cáo theo qui định và yêu cầu từ các cơ quan nhà nước.

Nhóm 2: Bảo hiểm xã hội – Bảo hiểm y tế – Bảo hiểm thất nghiệp

• Văn phòng phải khai báo, cập nhật tình tình tăng giảm lao động với cơ quan nhà nước
• Với các hợp đồng lao động từ trên 3 tháng, văn phòng phải khấu trừ từ 10,5% từ tiền lương của nhân viên và phải trích thêm 23,5% trên tổng quỹ lương để nộp vào quỹ bảo hiểm bắt buộc. Nhân viên thường chỉ quan tâm đến thu nhập ròng, nghĩa là khi văn phòng trả lương cho nhân viên là 10 triệu đồng, thực tế chi phí lương có thể lên đến 13 triệu đồng.
• Nếu văn phòng phải trả thêm hơn 30% trên tổng quỹ lương thì sẽ có thể bị ảnh hưởng đến kế hoạch dòng tiền nhận từ công ty mẹ, giảm khả năng tuyển thêm nhân viên phục vụ công việc, nhưng nếu không nộp thêm như vậy thì lại có thể bị truy thu và phạt về sau. Vậy đâu là lựa chọn phù hợp? Thực ra vẫn có những giải pháp khác…

Nhóm 3: Thực thi hợp đồng lao động

• Văn phòng đại diện làm thế nào để đảm bảo hợp đồng lao động và các vấn đề liên quan tuân thủ đúng các qui định?
• Làm sao thiết kế được các điều khoản, điều kiện của hợp đồng về giờ làm việc, nơi làm việc, an toàn lao động, bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ và bí mật kinh doanh, chống xung đột lợi ích, trách nhiệm vật chất và kỷ luật…?
• Cách thức và thủ tục để điều chỉnh, ký mới, chấm dứt một hợp đồng lao động mà không phát sinh các xung đột, tranh chấp…?
• Ngoài ra văn phòng còn phải lập bảng tính lương, phiếu lương mỗi tháng theo các biểu mẫu và tiêu chí qui định.

Nhóm 4: Thuế Thu nhập cá nhân

• Thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên trong nước
• Thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên nước ngoài
• Thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân trong trường hợp cư trú
• Thuế thu nhập cá nhân cho cá nhân trong trường hợp không cư trú
• Thực hiện thủ tục khai và nộp thuế mỗi tháng, quí và quyết toán hằng năm
• Xác định các khoản thu nhập chịu thuế, thu nhập được miễn thuế, các ưu đãi hoặc miễn giảm khi tính và nộp thuế…
• Xin giấy xác nhận hoàn tất nghĩa vụ thuế khi người nước ngoài kết thúc công tác tại Việt Nam.

Nhóm 5: Báo cáo thu chi và sổ tiền mặt

• Nhiều văn phòng đã lầm tưởng rằng vì văn phòng đại diện không có chức năng tạo ra doanh thu nên không cần lập sổ sách kế toán. Thực tế thì văn phòng đại diện đang thực hiện các chức năng kinh doanh không đầy đủ theo uỷ quyền của công ty mẹ và vẫn phải lập sổ báo cáo thu chi để ghi nhận và theo dõi các khoản nhận được từ công ty mẹ, các khoản thực chi cho từng hoạt động thực tế của văn phòng.
• Về nguyên tắc, mỗi khoản thu thi này buộc phải có hoá đơn, chứng từ hợp lệ theo qui định địa phương. Việc không lập các báo cáo theo dõi, không thu thập các hoá đơn chứng từ đúng cách sẽ làm cho văn phòng gặp phải nhiều rủi ro nghiêm trọng khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra hoặc khi thực hiện việc đóng cửa, giải thể văn phòng.

Nhóm 6: Báo cáo hoạt động hằng năm

• Trước 30/1 của năm tiếp theo, mỗi văn phòng phải nộp báo cáo theo mẫu qui định về tình hình hoạt động của năm trước đó.
• Văn phòng cũng phải nộp các báo cáo, tài liệu và giải trình khác liên quan đến tình hình hoạt động theo yêu cầu từ các cơ quan chức năng
• Việc nộp báo cáo trễ hạn có thể bị phạt lên đến 40 triệu đồng và ảnh hưởng đến việc xem xét gia hạn giấy phép văn phòng và các thủ tục khác về sau.

Nhóm 7: Gia hạn giấy phép văn phòng

Ngoại trừ các trường hợp bị thu hồi giấy phép như sau:

• Không tiến hành hoạt động trong vòng 1 năm và không có báo cáo cho các cơ quan chức năng.
• Không báo cáo hoạt động theo qui định trong vòng 2 năm liên tiếp
• Không nộp các báo cáo trong vòng 06 tháng kể từ ngày có yêu cầu bằng văn bản của các cơ quan chức năng.

Các văn phòng có quyền thực hiện gia hạn giấy phép thành lập văn phòng khi hết hạn.

Có thể có nhiều lý do ảnh hưởng đến việc gia hạn văn phòng, các văn phòng đại diện cần cân nhắc nên tiến hành các thủ tục gia hạn trước khi hết hạn giấy phép ít nhất 03 tháng. Việc chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ theo yêu cầu sẽ tương đối mất thời gian. Ngoài ra, phía cơ quan cấp phép cũng xem xét từng báo cáo hoạt động, tình hình tuân thủ về thuế, lao động tiền lương… để cân nhắc và đưa ra quyết định có cho phép gia hạn hay không, gia hạn thêm một năm hai năm hay năm năm…

Nhóm 8: Thực hiện xin giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho lao động nước ngoài

• Lao động là người nước ngoài phải tiến hành thủ tục xin cấp giấy phép lao động hợp lệ làm căn cứ giải trình với cơ quan quản lý về xuất nhập cảnh. Khi làm việc mà không có giấp phép lao động, có thể dẫn đến việc bị phạt và trục xuất khỏi Việt Nam.
• Khi được cấp giấy phép lao động, người lao động nước ngoài sẽ được cấp thẻ tạm trú tương đương visa nhiều lần có thời hạn lên đến 02 năm. Và họ có thể xin được thêm thẻ tạm trú tương tự cho thân nhân trong gia đình.
• Ngoài ra cũng có những trường hợp người lao động nước ngoài được miễn cấp giấy phép lao động hoặc buộc phải bị thu hồi. Văn phòng phải có trách nhiệm quản lý việc đăng ký và sử dụng giấy phép và thẻ tạm trú này.