VIRTUAL OFFICE LÀ GÌ?

Virtual office hay còn gọi là văn phòng ảo là một địa chỉ văn phòng cho thuê làm địa chỉ kinh doanh của công ty bạn

Virtual office là gì?

Những năm gần đây cụm từ tiếng anh Virtual office xuất hiện sôi nổi trên cộng đồng mạng, báo chí và điều đặc biệt là không chỉ giới trẻ quốc tế quan tâm mà đông đảo các bạn trẻ, các doanh nhân tại Việt Nam cũng rất quan tâm đến vấn đề này, nhiều người còn xem Virtual office chính là vị cứu tinh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các Startup trẻ,… Vậy Virtual office là gì?

Từ Virtual có nghĩa là THỰC - THỰC SỰ, nhưng trong vật lý khái niệm này có nghĩa là "hình phản chiếu/vật phản chiếu", do đó mà dịch theo nghĩa đen là “ảo”. Cách chuyển ngữ hiện nay một số người hay dùng: VIRTUAL OFFFICE = Văn phỏng ảo là bám vào nghĩa đen nên đôi khi nhiều người nghĩ rằng “ảo” là không có thật.

Hãy hiểu theo cách đơn giản, văn phòng ảo là một địa chỉ văn phòng cho thuê làm địa chỉ kinh doanh của công ty bạn. Văn phòng này có tất cả các tiện ích của một văn phòng chuyên nghiệp: Nhân viên lễ tân trả lời điện thoại; Có phòng họp với nhiều sức chứa, có phòng tiếp khách, dịch vụ viễn thông và mọi trang thiết bị văn phòng để bạn sử dụng. Sự khác biệt đối với loại hình văn phòng chia sẻ/văn phòng ảo/văn phòng trọn gói là bạn và tất cả các nhân viên khác không nhất thiết phải luôn ở tại văn phòng mà có thể làm việc ở bất cứ nơi nào khác. Điều này giúp các doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí thuê văn phòng, chi phí nhân viên lễ tân, các thiết bị văn phòng và các chi phí tiện ích khác…

Hiện nay, văn phòng ảo hay còn gọi là văn phòng chia sẻ là một loại hình dịch vụ đã khá quen thuộc trên thị trường. Nhất là đối với các thành phố lớn, nơi rất đông dân cư, cơ sở hạ tầng đắt đỏ và chi phí sinh hoạt rất cao, thì loại dịch vụ văn phòng ảo đang rất được ưa chuộng.

Lợi ích của Virtual office (văn phòng ảo)?

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, thì việc sử dụng văn phòng ảo là một biện pháp tối ưu hóa được chi phí vốn đầu tư ban đầu. Với mức độ đắt đỏ ở các thành phố lớn như Hà Nội và Hồ Chí Minh về tất cả các mặt hàng thì việc mua được một căn nhà để đặt trụ sở văn phòng là việc hết sức khó khăn cho doanh nghiệp. Thuê văn phòng ảo sẽ giúp tiết kiệm kinh phí, không cần phải chuẩn bị số vốn lớn để thuê văn phòng dài hạn, không cần lo về chi phí bỏ ra để mua sắm trang thiết bị văn phòng, chi trả dịch vụ văn phòng. Với một mức giá nhất định phù hợp với từng nhu cầu từng doanh nghiệp, văn phòng ảo luôn đáp ứng được những tiêu chuẩn và dịch vụ chất lượng và hiện đại nhất.

Khi đăng ký văn phòng ảo, doanh nghiệp sẽ nghiễm nhiên có một địa chỉ thuận tiện và chuyên nghiệp, đội ngũ lễ tân và nhân viên đại diện năng động - nhiệt tình - trách nhiệm cao. Văn phòng ảo cũng là nơi nhận bưu thư, bưu phẩm, tiếp khách và xử lý các công việc trong phạm vi cho phép khi doanh nghiệp vắng mặt.

Được sử dụng các trang thiết bị văn phòng tiện lợi, sang trọng và hiện đại như: Bàn làm việc, ghế ngồi, tủ đựng hồ sơ, tủ đựng tài liệu, điện thoại bàn riêng, số fax riêng.

Miễn phí truy cập internet tốc độ cao, bình nước nóng/lạnh, điều hòa trong giờ làm việc.

Không gian làm việc rộng rãi, thoáng mát, chuyên nghiệp và hiện đại. Đây là một yếu tố giúp bạn nâng cao hình ảnh trong mắt đối tác và khách hàng.

Các địa chỉ văn phòng ảo thường nằm tại các mặt tiền của các dãy phố lớn. Gần kề với các doanh nghiệp lớn trong nước, có các ngân hàng, nhà hàng, khách sạn bên cạnh nên rất thuận tiện trong việc tiếp khách, ăn uống, nghỉ ngơi.

Có nên thuê Virtual office (văn phòng ảo) không?

Với sự tối ưu, đem lại tính hiệu quả cao và chất lượng dịch vụ ưu việt, có nhiều loại hình phù hợp có thể đáp ứng được các nhu cầu của các doanh nghiệp thì văn phòng ảo là một lựa chọn hoàn toàn nên cân nhắc khi bạn muốn tìm một địa chỉ thuận tiện và chuyên nghiệp, muốn tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, hay muốn nâng tầm hình ảnh của mình.

Ở nước ngoài, văn phòng ảo là loại hình dịch vụ phổ biến và ưa chuộng. Thế nhưng, ở Việt Nam còn khá nhiều doanh nghiệp chưa hiểu về loại hình dịch vụ này nên còn e ngại và chưa dám tiếp xúc. Tuy nhiên, hiện nay các địa chỉ cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo đều hết sức chú trọng đến không gian làm việc chất lượng dịch vụ văn phòng. Bên cạnh đó các tiện ích đi kèm để hỗ trợ các công việc kinh doanh và hoạt động của doanh nghiệp cũng rất được chú trọng. Rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài sang Việt Nam đều sử dụng loại hình dịch vụ này để có được một địa chỉ thành lập công ty hay đơn giản là đặt một địa chỉ văn phòng giao dịch, văn phòng đại diện để tìm hiểu và nghiên cứu thị trường và có được hiệu quả rất cao.

Mỗi doanh nghiệp đều có điểm mạnh và yếu. Nhưng giải quyết bài toán kinh tế là điều quan trọng nhất mà doanh nghiệp nào cũng quan tâm và hướng tới. Để giải quyết bài toán này, các doanh nghiệp sẽ lựa chọn cho mình một hình thức tối ưu và đạt hiệu quả cao nhất nhưng lại tiết kiệm chi phí. Nghe có vẻ không khả thi nhưng văn phòng ảo chính là hình thức mà bạn cần.

Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, vừa và nhỏ, vốn đầu tư còn ít. Thì lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo luôn là một biện pháp hoàn hảo và tối ưu.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một trụ sở để đăng ký kinh doanh, tiếp khách hàng, tư vấn, kí kết hợp đồng và giao dịch với khách hàng thì văn phòng ảo là một lựa chọn hoàn hảo.